Als manager herken je het vast. Er speelt iets in het team. De communicatie loopt stroef, mensen spreken elkaar niet aan of er is onduidelijkheid over rollen en verwachtingen. Dan komt het moment dat er iets moet gebeuren. Een incompany cursus kan dan een goede stap zijn. Maar alleen een cursus inkopen is niet genoeg. De echte winst zit vaak in de voorbereiding. Hoe beter de voorbereiding, hoe groter het effect op de werkvloer.
Een incompany cursus is maatwerk. De trainer komt naar de organisatie en werkt met collega’s uit hetzelfde team of dezelfde afdeling. Dat betekent dat de inhoud direct aansluit bij de praktijk. Maar dat vraagt ook iets van de manager. Er moet goed nagedacht worden over het doel, de verwachtingen en de manier waarop het team wordt meegenomen. In deze blog delen we praktijkvoorbeelden en concrete voorbereidingstips die helpen om meer uit een incompany cursus te halen.
Waarom een goede voorbereiding het verschil maakt
Een incompany cursus wordt vaak gekozen omdat er iets speelt wat niet vanzelf oplost. Misschien is er veel verloop, zijn er spanningen in het team of lukt het niet om nieuwe werkwijzen goed in te voeren. De cursus moet dan geen los moment zijn, maar onderdeel van een groter plan.
In de praktijk zien we regelmatig dat een manager een cursus aanvraagt met een algemene vraag. Bijvoorbeeld: “Het team moet beter communiceren.” Dat is een begrijpelijke wens, maar nog niet concreet genoeg. Een trainer kan dan minder goed aansluiten. Als vooraf duidelijk wordt waar het precies misgaat, ontstaat er veel meer focus. Gaat het om feedback geven? Om luisteren? Of om afspraken nakomen? Dat maakt een groot verschil in aanpak.
Een goed voorbeeld is een teamleider van een logistiek team. Hij merkte dat er veel irritatie was tussen planners en chauffeurs. In plaats van direct een cursus te boeken, is hij eerst met beide groepen in gesprek gegaan. Wat gaat goed? Wat gaat mis? Welke situaties zorgen voor spanning? Met die informatie kon de incompany cursus heel gericht worden ingericht. Tijdens de cursus werden echte situaties uit hun werk besproken. Dat zorgde voor herkenning en betrokkenheid.
Een goede voorbereiding zorgt dus voor duidelijkheid. Het helpt om verwachtingen te managen, doelen te bepalen en de juiste toon te zetten. Daardoor voelt de cursus niet als iets dat “moet”, maar als iets dat helpt.
Duidelijke doelen formuleren met het team
Een veelgemaakte fout is dat de manager alleen bepaalt wat het doel van de cursus is. Terwijl juist het team dagelijks met de uitdaging te maken heeft. Door het team te betrekken bij het formuleren van doelen, ontstaat meer draagvlak. Draagvlak betekent dat mensen het nut zien en bereid zijn om mee te doen.
Het helpt om vooraf een paar vragen te stellen in een teamoverleg. Waar lopen we tegenaan? Wat willen we anders zien over drie maanden? Wat zou een succesvolle cursus opleveren? Deze vragen maken het concreet. In plaats van “beter samenwerken” kan het doel bijvoorbeeld worden: “We spreken elkaar direct aan op afspraken en wachten niet tot irritaties oplopen.”
In een praktijkvoorbeeld bij een zorgorganisatie gaf de manager aan dat de samenwerking tussen jongere en oudere medewerkers lastig was. In gesprekken bleek dat het vooral ging om verschillen in werktempo en communicatie via digitale middelen. Door dit samen te benoemen, werd het doel van de cursus duidelijker: begrip voor elkaars werkwijze en duidelijke teamafspraken maken. Tijdens de incompany cursus werd hier actief mee geoefend.
Het belang van eigenaarschap
Eigenaarschap betekent dat medewerkers zich verantwoordelijk voelen voor hun eigen gedrag en ontwikkeling. Als een cursus oelt als iets dat “van bovenaf” wordt opgelegd, is de kans klein dat het effect blijvend is. Wanneer het team zelf heeft meegedacht over de doelen, ontstaat er meer eigenaarschap.
Als manager kan dit gestimuleerd worden door open te zijn over de reden van de cursus. Deel wat wordt gezien en wat de zorgen zijn. Vraag ook om input. Dat vraagt soms lef, maar levert veel op. Medewerkers voelen zich serieus genomen en zijn sneller bereid om actief deel te nemen.
Praktische voorbereidingstips voor managers
Een goede voorbereiding is niet alleen inhoudelijk. Er zijn ook praktische zaken die aandacht vragen. Denk aan planning, communicatie en afstemming met de trainer.
Allereerst is het belangrijk om tijd vrij te maken in de agenda’s. Een incompany cursus werkt het beste als deelnemers echt ruimte hebben om mee te doen. Geen halve dagen met tussendoor spoedoverleg. Door duidelijk te maken dat de cursus prioriteit heeft, wordt het belang onderstreept.
Daarnaast is de communicatie naar het team cruciaal. Leg uit waarom er gekozen is voor een incompany cursus. Benoem het doel en wat er verwacht wordt van deelnemers. Transparantie voorkomt weerstand. Wanneer mensen weten wat ze kunnen verwachten, voelen ze zich veiliger.
De afstemming met de trainer verdient ook aandacht. Deel zoveel mogelijk informatie over het team. Hoe groot is de groep? Wat is de sfeer? Zijn er gevoelige onderwerpen? Hoe meer context de trainer heeft, hoe beter het programma kan worden afgestemd. In veel gevallen is een intakegesprek met de trainer een vast onderdeel. Gebruik dat moment goed.
Voorbeeld uit de praktijk
Bij een middelgroot IT-bedrijf werd een cursus over feedback georganiseerd. De manager merkte dat medewerkers elkaar nauwelijks aanspraken op fouten. Tijdens de voorbereiding heeft hij concrete voorbeelden verzameld van situaties waarin dit misging. Deze voorbeelden zijn anoniem gedeeld met de trainer. Tijdens de incompany cursus werden vergelijkbare situaties geoefend in rollenspellen. Een rollenspel is een oefening waarin medewerkers een situatie naspelen om nieuw gedrag te oefenen. Dit maakte de cursus direct herkenbaar en toepasbaar.
De rol van de manager tijdens en na de cursus
De voorbereiding stopt niet op de dag dat de cursus begint. De rol van de manager blijft belangrijk tijdens en na de cursus. Tijdens de cursus is het goed om actief mee te doen. Niet als controleur, maar als deelnemer. Dat laat zien dat ontwikkeling voor iedereen geldt.
Na de cursus begint misschien wel het belangrijkste deel. Hoe zorgen we dat het geleerde niet verdwijnt in de drukte van de dag? Dit kan door regelmatig terug te komen op de gemaakte afspraken. Plan bijvoorbeeld een evaluatiemoment na een paar weken. Wat gaat beter? Waar lopen we nog tegenaan?
In een praktijkvoorbeeld bij een productiebedrijf werd na een cursus over samenwerken elke maand tien minuten gereserveerd in het teamoverleg om ervaringen te delen. Kleine successen werden benoemd. Dit hielp om het onderwerp levend te houden en nieuw gedrag te versterken.
Als manager is het belangrijk om zelf het goede voorbeeld te geven. Als tijdens de cursus is afgesproken om elkaar aan te spreken op gedrag, dan geldt dat ook voor de leidinggevende. Dat vraagt soms om zelfreflectie, maar maakt het verschil tussen een eenmalige cursus en blijvende verandering.
Een incompany cursus kan veel betekenen voor een team. Met een goede voorbereiding, duidelijke doelen en actieve opvolging wordt het geen los moment, maar een stap in de ontwikkeling van het hele team. Voor managers die merken dat er iets schuurt in hun organisatie, is het de moeite waard om niet alleen te kijken naar welke cursus nodig is, maar vooral ook hoe deze wordt voorbereid. Dat bepaalt uiteindelijk het resultaat.